RODO & cookies

Polityka prywatności i plików cookies

Wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej — oraz jakie masz prawa.

Data ostatniej aktualizacji: 29 lipca 2026 r.
Wersją wiążącą jest wersja polska. The Polish version is the binding one.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o tym, jak są wykorzystywane, jest:

Trans Kubik Sp. z o.o.
ul. Grunwaldzka 22 Z, 32-005 Niepołomice, Polska
NIP: 6832125962 · REGON: 523812210 · KRS: 0000998574

E-mail w sprawach danych osobowych: biuro@trans-kubik.com
Telefon: +48 603 802 462

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz kontaktować się z nami w dowolnej z powyższych form. Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD) — nie mamy takiego obowiązku, a wszystkie zgłoszenia obsługujemy bezpośrednio.

2. Podstawowe pojęcia

RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
Dane osobowe — wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę fizyczną (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, adres IP).
Serwis — strona internetowa dostępna pod adresem trans-kubik.com.
Użytkownik — każda osoba korzystająca z Serwisu.
PUODO — Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, polski organ nadzorczy.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Przetwarzamy dane wyłącznie w konkretnych, wskazanych poniżej celach. Dla każdego z nich podajemy podstawę prawną z RODO oraz okres przechowywania danych.

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Odpowiedź na zapytanie z formularza „Wyceń transport” i przygotowanie oferty	Imię i nazwisko, e-mail, telefon (opcjonalnie), firma (opcjonalnie), trasa, treść wiadomości	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania niezbędne przed zawarciem umowy; w zakresie danych nadmiarowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)	Do czasu zakończenia korespondencji, a następnie maks. 12 miesięcy (obsługa ewentualnych pytań); w razie zawarcia umowy — zgodnie z wierszem poniżej
Wykonanie umowy przewozu / spedycji oraz rozliczenia	Dane kontaktowe i firmowe, dane do faktury, dane dotyczące zlecenia	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i rachunkowe)	5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa)
Kontakt telefoniczny lub e-mailowy zainicjowany przez Ciebie	Dane podane w trakcie kontaktu (imię, e-mail, telefon, treść)	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (obsługa zapytań i komunikacja biznesowa)	Do czasu zakończenia sprawy, maks. 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Ochrona formularza przed spamem i nadużyciami (limit 3 zgłoszeń na godzinę)	Adres IP w formie skróconej (nieodwracalny skrót kryptograficzny) oraz znaczniki czasu wysyłek	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo Serwisu)	1 godzina — dane są automatycznie usuwane po upływie okna czasowego limitu
Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu (logi serwera)	Adres IP, data i godzina zapytania, typ przeglądarki, adres odwiedzanej podstrony	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (utrzymanie i bezpieczeństwo infrastruktury)	Zgodnie z polityką dostawcy hostingu, standardowo do 12 miesięcy
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami	Dane niezbędne do wykazania okoliczności sprawy	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń (zasadniczo 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą; 1 rok dla roszczeń z umowy przewozu — art. 792 Kodeksu cywilnego)
Obsługa preferencji Użytkownika w Serwisie (wybrany język, zapisana decyzja o cookies)	Dane techniczne przechowywane lokalnie w Twojej przeglądarce — bez identyfikacji osoby	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes (poprawne działanie Serwisu); w zakresie zgód: art. 6 ust. 1 lit. a RODO	Do czasu usunięcia danych przez Ciebie w ustawieniach przeglądarki; zapis decyzji o cookies — 12 miesięcy

4. Formularz „Wyceń transport”

Formularz dostępny na podstronie Kontakt służy wyłącznie do przygotowania odpowiedzi na Twoje zapytanie transportowe. Obowiązkowe są jedynie pola oznaczone gwiazdką (imię i nazwisko, e-mail, treść wiadomości) — pozostałe podajesz dobrowolnie, jeśli uznasz, że pomogą nam przygotować trafniejszą wycenę.

Treść formularza jest przesyłana na naszą firmową skrzynkę pocztową w domenie trans-kubik.com. Nie tworzymy z tych zgłoszeń bazy marketingowej i nie wykorzystujemy ich do wysyłki ofert handlowych, chyba że wyraźnie o to poprosisz.

W celu ochrony przed spamem stosujemy dwa mechanizmy: ukryte pole-pułapkę (tzw. honeypot) oraz limit trzech zgłoszeń w ciągu godziny z jednego urządzenia i adresu IP. Adres IP nie jest przy tym zapisywany w formie jawnej — przechowujemy wyłącznie jego nieodwracalny skrót, usuwany automatycznie po godzinie.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoich danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy w celach marketingowych. Mogą one być powierzone wyłącznie zaufanym podmiotom, które wspierają nas technicznie lub organizacyjnie — na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) albo udostępnione, gdy wymaga tego prawo:

Dostawca hostingu i poczty e-mail — dhosting.pl sp. z o.o. (Polska); przechowywanie plików Serwisu, obsługa skrzynek pocztowych i logów serwera.
Google Ireland Limited / Google LLC — wyłącznie w zakresie opcjonalnej mapy Google Maps osadzonej na podstronie Kontakt, która wczytuje się dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody (szczegóły w sekcji Pliki cookies i Przekazywanie danych poza EOG). Czcionki Serwisu hostujemy na własnym serwerze, dlatego samo przeglądanie strony nie powoduje żadnej komunikacji z Google.
Podwykonawcy transportowi i przewoźnicy — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnego zlecenia transportowego (np. dane adresowe miejsca załadunku i rozładunku).
Biuro rachunkowe, doradcy prawni, ubezpieczyciele — w zakresie niezbędnym do rozliczeń, obsługi ubezpieczenia CARGO lub ochrony naszych praw.
Organy publiczne (np. urzędy skarbowe, sądy, Policja, Inspekcja Transportu Drogowego) — gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dążymy do tego, aby dane były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Do przekazania danych poza EOG może jednak dochodzić w związku z korzystaniem z usług Google:

Czcionki internetowe — wszystkie kroje pisma używane w Serwisie hostujemy na własnym serwerze. Nie korzystamy z usługi Google Fonts, więc otwarcie strony nie przekazuje Twojego adresu IP do Google ani do żadnego innego podmiotu zewnętrznego.
Google Maps — mapa na podstronie Kontakt jest wczytywana wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Do momentu udzielenia zgody żadne dane nie są przekazywane do Google.

Google LLC ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych. Podstawą transferu danych jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework, w którym Google uczestniczy, a uzupełniająco — standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Możesz uzyskać kopię tych zabezpieczeń, kontaktując się z nami.

7. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące uprawnienia:

Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz dowiedzieć się, jakie dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
Prawo do usunięcia danych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) — jeżeli dane nie są już potrzebne do celów, dla których je zebrano, i nie mamy podstawy do ich dalszego przechowywania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać, abyśmy czasowo „zamrozili” przetwarzanie, np. do czasu wyjaśnienia poprawności danych.
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w każdej chwili i bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na biuro@trans-kubik.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (w skomplikowanych sprawach termin może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące — poinformujemy Cię o tym).

Prawo skargi do organu nadzorczego. Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest zawsze dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach niezbędne do osiągnięcia celu:

bez imienia, adresu e-mail i treści wiadomości nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na zapytanie z formularza;
bez danych firmowych i danych do faktury nie możemy zawrzeć ani rozliczyć umowy przewozu;
pozostałe dane (telefon, nazwa firmy, trasa) podajesz w pełni dobrowolnie — ich brak jedynie utrudnia przygotowanie dokładnej wyceny.

9. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Nie prowadzimy w Serwisie analityki internetowej ani reklamy śledzącej — nie korzystamy z Google Analytics, Meta Pixel ani podobnych narzędzi.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności:

szyfrowane połączenie z Serwisem (certyfikat SSL/TLS — protokół HTTPS);
dostęp do skrzynek pocztowych i panelu hostingu zabezpieczony indywidualnymi hasłami;
ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków;
umowy powierzenia przetwarzania z dostawcami usług;
zabezpieczenia formularza przed automatycznymi nadużyciami.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz zbliżone technologie zapisu danych w przeglądarce (localStorage). Podstawą prawną jest art. 173 ustawy z 16 lipca 2004 r. — Prawo telekomunikacyjne oraz — dla technologii nieniezbędnych — Twoja zgoda.

11.1 Czym są pliki cookies

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu przez przeglądarkę. Zawierają m.in. nazwę strony, z której pochodzą, oraz czas przechowywania. localStorage działa podobnie, z tą różnicą, że dane nie są wysyłane na serwer przy każdym zapytaniu, a pozostają wyłącznie w Twojej przeglądarce.

11.2 Co dokładnie zapisujemy

Nazwa	Rodzaj	Cel	Kategoria	Czas przechowywania
`tk_lang`	localStorage	Zapamiętanie wybranego języka Serwisu (PL / EN / DE / FR)	Niezbędny (funkcjonalny)	Do usunięcia przez Użytkownika
`tk_cookie_consent`	Cookie własne + localStorage	Zapamiętanie Twojej decyzji dotyczącej cookies, aby nie pytać ponownie przy każdej wizycie	Niezbędny	12 miesięcy
`tk_quote_sends`	localStorage	Licznik wysłanych zapytań — ochrona formularza przed spamem	Niezbędny (bezpieczeństwo)	1 godzina
Cookies Google Maps (m.in. `NID`, `CONSENT`, `SOCS`)	Cookies podmiotu zewnętrznego (Google)	Wyświetlenie interaktywnej mapy z lokalizacją firmy na podstronie Kontakt	Opcjonalny — wymaga Twojej zgody	Zgodnie z polityką Google (od kilku miesięcy do 2 lat)

Mapa Google Maps nie jest wczytywana, dopóki nie wyrazisz na to zgody — w jej miejscu wyświetlamy nieaktywny podgląd z przyciskiem. Jeśli nie klikniesz „Pokaż mapę”, Google nie otrzyma żadnych informacji o Twojej wizycie. Nie ma tu żadnych wyjątków: czcionki hostujemy lokalnie, a w Serwisie nie działa analityka ani reklama śledząca.

11.3 Zarządzanie zgodą

Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili:

Możesz również zarządzać plikami cookies bezpośrednio w przeglądarce — zablokować je, usunąć lub otrzymywać powiadomienie o ich zapisaniu. Instrukcje producentów:

Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu — np. wybrany język nie zostanie zapamiętany przy kolejnej wizycie.

12. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmienią się przepisy, zakres naszych usług albo technologie wykorzystywane w Serwisie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem trans-kubik.com/polityka-prywatnosci, a datę ostatniej zmiany podajemy na początku dokumentu.

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących tej polityki lub przetwarzania Twoich danych — napisz na biuro@trans-kubik.com. Odpowiemy najszybciej, jak to możliwe.